آئین نامه منابع چاچی و الکترونیکی

آئین نامه استفاده از منابع چاپی و الکترونیکی کتابخانه و فناوری اطلاعات دانشگاه امام صادق (ع)

آئین نامه استفاده از منابع چاپی و الکترونیکی کتابخانه و فناوری اطلاعات دانشگاه امام صادق (ع)

با عنایت به اهمیت منابع اطلاعاتی اعم از  کتاب و منابع برخط، صوتی، تصویری و مدیریت اشاعه و استفاده از دانش در فرآیند تولید علم و به منظور استفاده بیشتر و کارآمدتر از امکانات موجود در کتابخانه و فناوری اطلاعات دانشگاه و حفظ و نگهداری منابع و استفاده بهینه و حداکثری از آنها، اعمال روش‌های یکنواخت و هماهنگ در ارائه خدمات امانت مواد کتابخانه‌ای آئین‌نامه استفاده از منابع اطلاعاتی و کتابخانه به همراه دستورالعمل‌ها و فرم‌های پیوست که همگی جزء لاینفک آئین‌نامه هستند به شرح ذیل اعلام می‌شود.

فصل اول؛ تعاریف و کلیات:

ماده۱- اهداف:

فراهم‌آوردن امکان دسترسی به منابع علمی و پژوهشی کتابخانه‌ برای کاربران و ارتقاء سطح کمی و کیفی خدمات کتابخانه و فناوری اطلاعات در جهت پشتیبانی فعالیت‌های آموزشی و پژوهشی از طریق:

  1. تسهیل دسترسی کاربران به منابع و امکانات موجود در کتابخانه و فناوری اطلاعات و استفاده بهینه از آنها
  2. ایجاد فرصت‌های بیشتر در جهت تأمین منابع اطلاعاتی مورد نیاز کاربران
  3. افزایش خدمات کتابخانه و فناوری اطلاعات در جهت رفع نیازهای آموزشی و پژوهشی کاربران

 ماده ۲: مجموعه منابع

منابع موجود در کتابخانه دانشگاه به شرح زیر می‌باشد:

الف- تک‌نگاشت‌ها: کتاب اعم از چاپی و الکترونیکی، مواد و ملحقات پایان‌نامه‌ها و رساله‌های دانشجویی اعم از چاپی و الکترونیکی، گزارش‌های پژوهشی، جزوات و اسلایدهای درسی

ب- پیایند‌ها: ادواری‌ها و غیر ادواری‌ها

ج- مواد آرشیوی: نسخه‌های خطی، اسناد، میکروفیلم‌ها و عکس‌ها

د- مواد دیداری و شنیداری: نوارهای صوتی و فیلم‌های تصویری

ه- بانک‌ها و پایگاه‌های اطلاعاتی

و- نقشه‌ها

ز- اسناد اداری، نشان‌ها، هدایا و افتخارات

 ماده ۳- منابع غیر قابل امانت:

  • کتابهای مرجع از قبیل دایره‌المعارف‌ها، اطلس‌ها، فرهنگ‌ها، زندگی­نامه­ها، کتابشناسی‌ها، نمایه‌ها، چکیده‌نامه‌ها، سالنامه‌ها، سرگذشتنامه‌ها جمعی و غیره.
  • کتاب‌هایی که هنوز در دفتر ثبت کتابخانه ثبت نشده‌اند.
  • نشریات ادواری و غیر ادواری
  • لوح­های فشرده و نسخ اصلی
  • طرح­های تحقیقاتی و پایان­نامه‌ها
  • منابع خاص و غیر متعارف، تک نسخه و نسخ خطی و قدیمی
  • منابع دیجیتال
  • اسناد طبقه بندی شده

تبصره ۱. در موارد خاص با صلاحدید مدیر کتابخانه، کاربران می­توانند تا یک روز منابع مرجع را به امانت ببرند.

تبصره ۲. منابع خاص و طبقه بندی شده با صلاحدید مسئولان ذیربط در اختیار قرار داده خواهد شد.

تبصره ۳. کاربران می‌توانند منابعی را که امانت داده نمی‌شوند براساس مقررات و تعرفه‌های کتابخانه از خدمات کپی و اسکن استفاده نمایند.

 فصل دوم؛ عضویت و کاربری:

ماده ۴- اعضاء و کاربران

افراد زیر می‌توانند عضو کتابخانه و فناوری‌ اطلاعات دانشگاه امام صادق (ع) شده و با شرایط مقرر از منابع و امکانات کتابخانه استفاده نمایند:

  • اعضاء هیات علمی دانشگاه (واحد برادران و خواهران).
  • اساتید مدعو با معرفی رئیس دانشکده و تا زمانی که در دانشگاه تدریس می‌کنند.
  • دانشجویان دانشگاه (واحد برادران و خواهران) پس از انجام مراحل ثبت نام و سپردن تعهد.
  • کارمندان دانشگاه (واحد برادران و خواهران) با تأیید امور اداری.
  • دانش‌آموختگان دانشگاه (واحد برادران و خواهران) با واریز حق عضویت مصوب
  • بازنشستگان دانشگاه با واریز حق عضویت مصوب
  • نماینده کتابخانه‌ها و موسساتی که با دانشگاه و کتابخانه قرارداد همکاری متقابل دارند.
  • پژوهشگران سایر دانشگاه‌ها و موسسات علمی و پژوهشی و دستگاه‌های اجرایی با در دست داشتن معرفی نامه از دانشگاه مبداء ، ارائه کارت دانشجویی و یا معرفی‌نامه اعضاء هیأت علمی دانشگاه
  • پژوهشگران فرصت مطالعاتی
  • همکاران پژوهشی پروژه‌های پژوهشی با تضمین مدیر پروژه و استاد از کتابخانه استفاده خواهند نمود.

 ماده ۵- مدت عضویت

  • دانشجویان : تا پایان اعتبار کارت دانشجویی آنها می‌باشد.
  • اعضای هیات علمی : تا پایان دوره همکاری آنان با دانشگاه.
  • استادان پاره وقت و حق التدریس : حداکثر تا پایان یک نیمسال تحصیلی است.
  • کارکنان دانشگاه : تا پایان دوره همکاری آنان با دانشگاه. (همکاران موقت دانشگاه با معرفی مدیر ذیربط و استفاده از حساب کاربری مدیر مربوط)
  • کتابخانه‌ها و موسسات : تا پایان قرارداد همکاری دو جانبه.
  • دانش آموختگان و بازنشستگان : تا پایان مدت عضویت
  • مراجعان سایر دانشگاه‌ها و موسسات آموزشی به‌صورت روزانه و موقت

 فصل سوم؛ امانت کتاب

ماده ۶- شرایط امانت

تعداد کتابها و مدت امانت به شرح زیر است :

۱- اعضاء هیات علمی                                                                                             ۱۰ جلد برای دو ماه

۲- دانشجویان دوره دکتری                                                                                 ۱۰ جلد برای یک ماه               ۳- دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد                                                                       ۸ جلد برای یک ماه

۴- دانشجویان کارشناسی                                                                                                    ۶ جلد برای پانزده روز

۵- دانش‌آموختگان و اساتید مدعو                                                                                       ۴ جلد برای پانزده روز

۶- کارمندان دانشگاه                                                                                                                            ۴ جلد برای پانزده روز

۷- بازنشستگان دانشگاه                                                                                                      ۴ جلد برای پانزده روز

۸-  به معرفی شدگان ازموسسات و مراکز علمی کتاب امانت داده نمی‌شود و فقط به صورت مطالعه در محل می‌توانند از منابع کتابخانه و فناوری اطلاعات استفاده نمایند.

۹- به کتابخانه‌ها و مراکزی که قرارداد همکاری دارند حسب قرارداد، منابع در اختیارشان قرار می‌گیرد.

تبصره ۱ : کتابخانه و فناوری اطلاعات می‌تواند حسب مورد مدت و تعداد امانت را زیاد‌ کند.

تبصره ۲ : کتابهای مورد نیاز مراکز تحقیقاتی, دانشکده‌ها و بخش‌های آموزشی با موافقت معاونت پژوهشی دانشگاه و هماهنگی ریاست کتابخانه و مرکز اطلاع رسانی تا سقف ۴۰ جلد به مدت یک نیمسال به مسوولان ذی‌ربط امانت داده می‌شود. ضمناً مراکز مذکور بایستی برای تحویل و برگشت کتاب‌های درخواستی یک نماینده معرفی نمایند.

تبصره ۳: کلیه اعضاء (غیر از اعضاء هیأت علمی تمام وقت) در صورت پیش‌درخواست  نبودن کتاب‌های به امانت برده شده می‌توانند امانت کتابها را تا ۳ دوره تمدید نمایند. تمدید مدت زمان امانت از طرق اعلامی امکان‌پذیر است.

تبصره ۴: کتاب‌های پرمراجعه و یا تک‌نسخه‌های چاپ تمام بنا به تشخیص کارشناس امانت ساعد ممکن است در قفسه‌های پیش‌درخواست کتابخانه قرار گیرد و فقط در تالار مرجع از آن استفاده شود.

تبصره ۵: دانشجویان ممتاز (معدل الف)هر مقطع می‌توانند ۲ کتاب بیشتر از ظرفیت معمول امانت بگیرند.

تبصره ۶: امانت گیرندگانی که رابطه استخدامی یا گردش تسویه حساب با دانشگاه را ندارند (نظیر اساتید مدعو و یا بازنشستگان دانشگاه) برای استفاده امانی از منابع کتابخانه لازم است وجه الضمان پرداخته و یا ضامن معتبر داشته باشند.

 ماده ۷- تمدید و پیش درخواست کتاب

  • تمدید مدت امانت کتاب در صورت نداشتن تاخیر و نبودن درخواست (با رعایت سقف زمانی دوره عضویت) تا سه دوره بلامانع است, مشروط برآن که برای بار سوم کتاب در مهلت مقرر به کتابدار امانت ارائه شود (به استثنای اعضاء هیأت علمی).
  • تمدید و پیش درخواست کتاب توسط مسوول میز امانت و نیز از طریق سایت کتابخانه امکان پذیر است.
  • اعتبار پیش درخواست و نگهداری کتاب حداکثر ۴۸ ساعت بعد از تحویل کتاب و اعلام به فرد می‌باشد.

(اطلاع رسانی از وضعیت کتاب پیش‌درخواست  شده از طریق پیام کوتاه به شماره همراه ارایه شده توسط دانشجو در فرم عضویت است) و بعد از این مدت کتاب در پیش‌درخواست  قابل امانت به اشخاص دیگر است.

 ماده ۸- فرآیند پی‌گیری تأدیه منابع  

  • اطلاع‌رسانی
    • پیامک از طریق سامانه پیام کوتاه ساعد
    • اطلاع‌رسانی از طریق حساب کتابخانه شخصی سامانه ساعد
    • تلفنی یا حضوری
    • یکماه پس از طی موارد فوق، نامه کتبی با رونوشت به مراجع ذیربط
  • تعلیق عضویت موقت کلیه خدمات پژوهشی و فناوری اطلاعات در پایان هر نیمسال
  • معرفی به کارگزینی (اداری هیأت علمی) و معاونت دانشجویی برای قطع خدمات و حساب‌های کاربری در سامانه‌ها به صورت موقت

 ماده ۹- جریمه دیرکرد

  • جریمه دیرکرد به ازای هر روز تأخیر در برگرداندن هر جلد کتاب مطابق نرخ‌نامه مصوب می‌باشد.
  • چنانچه امانت گیرنده از پرداخت وجه دیرکرد امتناع نماید عضویت وی تا تأدیه جریمه پس از سه بار تذکر، معلق می‌شود و مراتب جهت تصمیم‌گیری به مراجع ذیربط ارسال می‌گردد.

 ماده ۱۰- جبران خسارت وارده به منابع

  • مسئولیت حفظ و نگهداری کتاب‌ها و سایر مواد به امانت گرفته شده از هر جهت به عهده امانت گیرنده است.
  • چنانچه امانت گیرنده کتابی را ناقص (پارگی, بریدن صفحات‌، عکسها و نقشه‌ها و....) و یا آنرا گم کند باید نسخه‌ای از همان کتاب را تهیه و تحویل نماید و درصورت نایاب بودن, تصویر(کپی) آن را تهیه و به همراه هزینه آماده سازی (طبق نظر کتابخانه) تحویل دهد و اگر تهیه تصویر(کپی) هم امکان پذیر نیست مبلغی را که کتابخانه مشخص می‌نماید پرداخت نماید .

تبصره: چنانچه آسیب وارده به منابع، عمدی تشخیص داده شود، طبق ضوابط قانونی اقدام می‌گردد. 

 فصل چهارم؛ استفاده در محل

ماده ۱۱- استفاده‌کنندگان در محل

  • اعضاء کتابخانه می‌توانند به استفاده از منابع مورد نظر خود در محل کتابخانه بپردازند.
  • دانشجویان سایر دانشگاه‌ها و موسسات پژوهشی که در بند ۷ ماده ۴ اشاره گردید، می‌توانند با لحاظ تبصره‌های همان ماده و پرداخت هزینه مطابق نرخنامه مصوب سالیانه نسبت به مطالعه در محل اقدام فرمایند.
  • استفاده کنندگان در محل مجاز به خارج کردن منابع از کتابخانه نیستند. در صورت خروج منابع از کتابخانه، کارت عضویت فرد اخذ و به مراجع ذیصلاح جهت رسیدگی معرفی خواهند شد.

 ماده ۱۲- سالن مطالعه:

تمامی اعضای کتابخانه می­توانند در ساعاتی که کتابخانه باز است از سالن مطالعه استفاده نمایند.

 فصل پنجم؛ تسویه حساب و سایر موارد

ماده ۱۳- تسویه حساب:

  • دانشجویانی که دفاع کرده‌اند باید قبل از تسویه حساب ابتداء اقدام به تحویل پایان‌نامه چاپی و الکترونیکی خود به کتابخانه نمایند و سپس اقدام به تسویه حساب با سایر بخش‌های کتابخانه فرمایند.
  • دانشجویان در زمان فارغ التحصیلی و یا انصراف، بایستی برگه تسویه را از اداره خدمات آموزشی دانشگاه تحویل و به امضاء مدیر کتابخانه برسانند.
  • دانشجویان واحد خواهران در زمان فارغ التحصیلی و یا انصراف، بایستی برگه تسویه را از اداره خدمات آموزشی واحد تحویل و به امضاء مدیر کتابخانه واحد برادران برسانند.
  • کادر آموزشی قبل از استفاده از فرصت‌های مطالعاتی خارج از کشور، مرخصی مطالعاتی، مرخصی‌های طولانی مدت، انتقالی، بازنشستگی و هرگونه قطع ارتباط استخدامی با دانشگاه بایستی از کتابخانه تسویه حساب دریافت دارند.
  • اداره خدمات آموزشی دانشگاه موظف است فهرست دانشجویانی­که را به هر دلیل برای مدتی محروم از تحصیــــل شده­اند یا اخراج خواهند شد به کتابخانه­ اعلام دارد تا کتابخانه با دانشجو تسویه حساب نماید.
  • کتابخانه دانشگاه موظف است در پایان هر نیمسال تحصیلی اسامی مدرسان حق‌التدریس و پاره‌وقت که منابع دریافتی خود را در مهلت مقرر به کتابخانه تحویل نداده‌اند برای تسویه حساب به کارگزینی هیأت علمی اعلام نماید.

 ماده ۱۴ سایر موارد

تصمیم‌گیری در سایر موارد پیش‌بینی نشده بر عهده شورای پژوهشی دانشگاه است.

 فصل ششم؛ ساعات کار

ماده ۱۵- ساعات کاری بخش خدمات عمومی کتابخانه

 

ایام هفته ساعات کار
شنبه الی پنج شنبه ۸ - ۲۳
جمعه ۱۳ - ۲۳

 تبصره ۱: ایام تعطیلات دانشگاه، بخش خدمات عمومی تعطیل است.

تبصره ۲: در ایام امتحانات کتابخانه به صورت شبانه روزی برقرار است.

تبصره ۳: زمان استفاده برای مراجعان بیرونی فقط روزهای شنبه الی چهارشنبه از ساعت ۸ الی ۲۰ است.

تبصره ۴: با توجه به مصوبه شورای تشکیلات در ایام تعطیلات تابستان و میان دو ترم در زمستان، ساعت کار بخش خدمات عمومی کتابخانه ۸ الی ۱۶ می باشد.

 این آئین نامه در ۱۵ ماده و ۱۴ تبصره و یک پیوست، در جلسات ۲۹۱ الی ۲۹۳ مورخ ۱/۴/۹۵ به تصویب شورای پژوهشی دانشگاه و در جلسه ۸۳۷ مورخ ۱۷/۵/۹۵ در هیأت رئیسه دانشگاه به تصویب رسید. و از این تاریخ لازم‌الاجرا و جایگزین کلیه آئین‌نامه‌های قبلی می‌گردد.

پیوست یک

"مقررات عمومی و آئین‌نامه انضباطی"

 به منظور حفظ منزلت کتاب و کتابخانه کلیه اعضاء موظف هستند در  محیط کتابخانه موارد زیر را رعایت  نمایند:

  1. حفظ پوشش و شئونات اسلامی در محیط کتابخانه و فناوری اطلاعات
  2. اجتناب از رفتارهای مغایر با اصول اسلامی و اخلاقی
  3. آوردن ساک، کیف و فلاکس به داخل کتابخانه و تالار مطالعه ممنوع است. استفاده از لب‌تاپ و تبلت در میزهای مشخص بلامانع است.
  4.   همراه داشتن کارت شناسائی معتبر جهت استفاده از خدمات کتابخانه و فناوری اطلاعات و همچنین عدم استفاده از کارت دیگران و یا دادن کارت خود به دیگران
  5. رعایت سکوت کامل در محیط کتابخانه و پرهیز از ترددهای بی‌مورد
  6. حفظ نظافت و پاکیزگی کتابخانه
  7. خودداری از جابجایی وسایل و تجهیزات کتابخانه (جابجا نمودن میزها و صندلی‌ها) 
  8. حفظ نظم در استفاده از کتاب‌های مخزن و مرجع و همکاری با کتابداران در جهت افزایش کمی و کیفی خدمات و افزایش کارآیی کتابخانه
  9. عدم استفاده از تلفن همراه در محیط مخزن و تالار مرجع
  10. پرهیز از خوردن و آشامیدن در سالن مطالعه و مخزن
  11. خودداری از رزرو صندلی­ها و میزهای کتابخانه
  12. رعایت احترام و حسن برخورد با کتابداران و کارکنان و عدم توهین به همکاران
  13. عدم استعمال دخانیات در محیط کتابخانه و فناوری اطلاعات
  14. پرهیز از آسیب‌رساندن عمومی به منابع و عدم اختلال در سیستم رایانه از قبیل استفاده از سایت‌های غیر مجاز و ...
  15. پرهیز از خروج غیر قانونی (بدون هماهنگی) منابع کتابخانه
  16. کمدهایی که برای نگهداری کیف و ساک دانشجویان می‌باشد بایستی هر روز تخلیه گردند. چنانچه کمدها تخلیه نشوند با حضور نگهبانی دانشگاه باز شده و وسایل داخل آن تحویل انتظامات می‌گردد.

 

تبصره ۱. در صورت عدم رعایت بندهای ۱-۱۱ حداکثر در دو نوبت تذکر داده می‌شود. در صورت تکرار موارد پس از اطلاع به صورت مکتوب طبق ضوابط قانونی به مراجع ذیربط معرفی می‌گردد.

تبصره ۲. برای موارد ۱۲ ۱۵ در صورت مشاهده تخلف بلافاصله به مراجع ذیربط اطلاع‌رسانی خواهد شد.

آئین‌نامه پذیرش منابع اهدایی در کتابخانه و فناوری اطلاعات

آئین‌نامه پذیرش منابع اهدایی در کتابخانه و فناوری اطلاعات

 مقدمه: مجموعه‌سازی عبارت است از عمل یا فرآیند نیازسنجی، ‌انتخاب، سفارش، تهیه و دسترس‌پذیر ساختن محتوای منابع اطلاعاتی مورد نیاز جامعه کتابخانه از راه‌های خرید، اهداء، مبادله یا سایر روش‌های مرسوم و ارزیابی مداوم آنها.

با عنایت به اینکه یکی از روش‌های مجموعه‌سازی و تأمین منابع کتابخانه، دریافت منابع اهدایی است که داوطلبانه و بدون انتظار پاداش به کتابخانه داده می‌شود، این منابع موجودی کتابخانه را قوام می‌بخشند، شکاف‌های موجود در مجموعه را پر می‌کنند، جایگزین‌های برخی منابع به واسطه آنها تهیه می‌شود و منابعی را در اختیار می‌نهد که ممکن است از طریق خرید قابل دسترس نباشند.

کتابداران همان معیارهایی را که برای گزینش منابع اطلاعاتی هنگام خرید مورد توجه قرار می‌دهند، باید هنگام تصمیم‌گیری در مورد منابع اهدایی نیز مورد توجه قرار دهند. بنابراین دریافت منابع اهدایی باید بر اساس خط‌مشی‌های حاکم بر فرآیند مجموعه‌سازی صورت پذیرد. به همین منظور آئین نامه زیر تدوین شده است.

ماده ۱. هدف

۱-۱-       جلب مشارکت‌های مردمی و استفاده بهینه از کتاب‌های مازاد آنان

۱-۲-       غنی‌سازی منابع کتابخانه

۱-۳-       یکسان‌سازی فرآیند دریافت و استفاده از منابع اهدایی در کتابخانه دانشگاه

۱-۴-       یکسان‌سازی فرآیند مبادله منابع اطلاعاتی

 

ماده ۲. معیارهای پذیرش منابع اهدایی

۲-۱- مدنظر قرار دادن سیاست‌های مجموعه‌سازی کتابخانه دانشگاه

۲-۲- همخوانی موضوع کتاب‌های علمی با رشته‌های تحصیلی دانشگاه

۲-۳- بررسی اعتبار و روزآمد بودن منابع اطلاعاتی (جدید بودن تاریخ انتشار کتاب به ویژه در خصوص کتاب‌های علمی)

۲-۴- دارا بودن ظاهر فیزیکی مناسب و قابل استفاده بودن (کیفیت مناسب چاپ و صحافی کتاب، عدم کسری صفحات، صحافی مناسب، عدم خط‌خوردگی، عدم درج نوشته‌های نامناسب و ...)

۲-۵- مناسب بودن کتاب با جامعه دانشگاهی از نظر رده سنی، سطح خوانایی و ...

۲-۶- داشتن مهر وجین یا اهداء و احراز قطع رابطه مالکیت، نداشتن مهر کتابخانه یا سایر سازمان‌ها بر روی کتاب(منظور آن است که در زمان اهداء، اهداءکننده مالکیت آن را دارا باشد و کتاب در تملک فرد یا سازمان دیگری نباشد.)

تبصره ۱. دانشگاه در زمینه نگهداری و یا اهداء منابع به سایر کتابخانه‌ها،‌ اختیار تام خواهد داشت و هیچ شرطی از جانب اهداء کنندگان را نمی‌پذیرد.

تبصره ۲. کتاب‌های غیر دانشگاهی (فرهنگی، ادبی، تبلیغی) حسب نظر معاونت دانشجویی و فرهنگی و دفتر اعزام مبلغین مجموعه‌سازی می‌شود.

ماده ۳. انواع منابع اطلاعاتی دریافتی از اهداء کنندگان

الف- تک‌نگاشت‌ها: کتاب اعم از چاپی و الکترونیکی، پایان‌نامه‌ها و رساله‌های دانشجویی اعم از چاپی و الکترونیکی، گزارش‌های پژوهشی

ب- پیایند‌ها: ادواری‌ها و غیر ادواری‌ها

ج- مواد آرشیوی: نسخه‌های خطی، اسناد، میکروفیلم‌ها و عکس‌ها

د- مواد دیداری و شنیداری: نوارها و فیلم‌های صوتی و تصویری

ه- بانک‌ها و پایگاه‌های اطلاعاتی

و- نقشه‌ها

ماده ۴. اهداء کنندگان منابع

۴-۱- افراد حقیقی و حقوقی

۴-۲- ناشران

۴-۳- نویسندگان یا مترجمان

۴-۴- کتابخانه‌های شخصی که اهداء کننده، مجموعه‌ای از منابع را به کتابخانه اهداء می‌نماید. ( این مجموعه، مورد بررسی قرار گرفته و کتاب‌های مورد نیاز کتابخانه انتخاب و مابقی کتاب‌ها به کتابخانه‌های دیگر اهداء می‌شود.)

۴-۵- کتابخانه‌های شخصی ارزشمند پس از تصویب هیأت رئیسه در قسمت مجموعه‌های اهدایی و به صورت مجزا نگهداری می‌شوند و یا با ذکر عنوان و عکس اهداء کننده در داخل مخزن مجموعه‌سازی می‌شود.

 

ماده ۵. ورود منابع اهدایی به چرخه کاری کتابخانه

۵-۱- تهیه فهرستی از منابع اهدایی

۵-۲- کنترل فهرست منابع اهدایی با منابع کتابخانه برای مشخص نمودن عناوین تکراری

۵-۳- انجام عملیات آماده‌سازی منابع مورد نیاز

۵-۴- جایگزینی نسخه اهدایی تکراری با منابع فرسوده موجود در کتابخانه

۵-۵- ارسال فهرست کتاب‌های مازاد به کتابخانه‌های همکار جهت مبادله

۵-۶- اهداء منابع مازاد به کتابخانه‌های دانشگاهی،‌عمومی و تخصصی

تبصره. در ثبت منابع اهدایی درج واژه "اهدایی" در ستون ملاحظات دفتر ثبت الزامی است. در نرم‌افزار نیز بایستی به مطلب فوق اشاره و قابل بازیابی باشد.

 

ماده ۶. ضروری است اهداء کننده پس از اهداء منابع فرم مربوط به شرایط پذیرش منابع اهدایی را مطالعه و تأیید نماید و نامه اعلام وصول و تشکر برای اهداء کننده ارسال شود.

 ماده ۷. این آئین نامه در ۷ ماده و ۳ تبصره و یک پیوست، در جلسات۲۹۱ الی ۲۹۳ مورخ ۱/۴/۹۵ به تصویب شورای پژوهشی دانشگاه و در جلسه ۸۳۷ مورخ ۱۷/۵/۹۵ در هیأت رئیسه دانشگاه به تصویب رسید. و از این تاریخ لازم‌الاجرا و جایگزین کلیه آئین‌نامه‌های قبلی می‌گردد. 

آئین نامه وجین

آئین‌نامه وجین منابع

مقدمه :  فرآیند مجموعه سازی[۱] با بهره‌گیری از عوامل تعیین کننده برطبق نیازهای جامعه کاربران بایستی به گونه‌ای باشد که منابع زائد و بی استفاده جای خود را به منابع جدید که با نیازسنجی انتخاب شده‌اند بدهند.

وجین منابع بی استفاده جریان معکوس گزینش مواد است و بایستی با همان ظرافت‌ها و حساسیت‌ها و بر طبق سیاست‌های کتابخانه و نیازهای استفاده‌کنندگان انجام شود.

این دستورالعمل با بهره‌گیری از معیارهای علمی رایج به عنوان یک راهنما جهت وجین مجموعه کتابخانه و فناوری اطلاعات تهیه شده است.

ماده ۱- تعریف:

وجین فرآیندی است که از طریق آن منابع زائد،‌ مازاد و یا بی‌استفاده از مجموعه خارج و به انبار نیمه راکد منتقل می‌گردد، به گونه‌ای که در صورت نیاز بتوان به آنها دسترسی داشته  و یا به مجموعه برگردانیده شود و در صورت عدم استفاده به مدت یکسال جهت تصمیم‌گیری به انبار اصلی منتقل می‌گردد.

ماده ۲- هدف:

از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب می‌گردد، لذا وجین ابزاری است برای وصول به اهداف زیر:

۲-۱- ایجاد فضای مناسب برای منابع اطلاعاتی و رشد مجموعه

۲-۲- پویایی مجموعه منابع مرتبط با اهداف و وظائف کتابخانه

۲-۳- افزایش میزان استفاده از منابع اطلاعاتی از طریق وجین منابعی که دیگر استفاده نمی‌شوند.

۲-۴- جلوگیری از انباشته شدن منابع زائد و بی‌استفاده

۲-۵- تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز موجود در مجموعه

 ماده ۳- معیارها و ضوابط:

۳-۱- وضع ظاهری

کتابهای فرسوده و غیر قابل استفاده را می‌توان از مجموعه خارج نمود و در صورتی‌که از کتاب‌های پرمراجعه کننده باشند می‌بایست ترمیم و یا با نسخه‌های جدید جایگزین گردند.

۳-۲- نسخه تکراری

این مورد مربوط به کتاب‌هایی است که بنا به شرایط و موقعیت زمانی از عناوین پرمراجعه بوده‌اند. اما در شرایط فعلی اهمیت موضوعی خود را از دست داده‌اند و حداقل نسخه از آن نیز در مجموعه کفایت می‌نماید. به عنوان نمونه عناوینی که مربوط به وقایع سیاسی که در زمان خود بحث داغ جامعه بوده‌اند و اکنون با گذشت زمان اهمیت خود را تا حدود زیادی از دست داده‌اند.

تبصره: کتاب‌هایی که بدون دلیل بیش از حد لزوم نسخه‌های تکراری آنها در مجموعه موجود است نیز مشمول این مقوله می‌گردند.

۳- ۳- ویرایش‌های کهنه‌تر و منسوخ:

این معیار بیشتر در خصوص کتب علمی صدق می‌کند که ویرایش قدیمی با ورود ویرایش جدید‌تر منسوخ می‌گردد.

۳- ۴- محتوای قدیمی و کم ارزش:

بعضی از کتاب‌های علمی پس از مرور سالها، اعتبار محتوایی خود را از دست می‌دهند و کم ارزش می‌گردند مثلاً در مورد زبان‌های برنامه نویسی و علوم رایانه‌ای عمر محتوایی و تاریخ مصرف کتاب‌ها به سرعت منقضی می‌گردد. به عنوان نمونه کتاب‌های مربوط به نسل اول رایانه‌ها امروزه چندان مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و باید از مجموعه وجین شوند.

۳- ۵- میزان استفاده:

با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک کتاب می‌توان دریافت که چه کتاب‌هایی بسیار کم استفاده و یا بی‌استفاده بوده و واجد شرایط وجین می‌باشند. در بخش گردش و امانت می‌توان از طریق بررسی برگه‌های امانت کتاب و در صورتیکه از رایانه استفاده می‌شود از طریق خروجی‌های آماری به میزان استفاده منابع پی برد و کتاب‌هایی را که در طول سال به امانت نرفته اند از مجموعه وجین کرد.

در مورد استفاده‌های گذشته( قبل از امانت ماشینی) نیز می توان به برگه تاریخ برگشت کتاب‌ها استناد نمود و با توجه به تعداد دفعات استفاده کتاب در طول مدت خاصی پی برد و کتاب‌های بدون تاریخ برگشت را از مجموعه وجین نمود.

تبصره : در کلیه حالات، کتابهای خطی و چاپ سنگی مستثنی می‌باشند.

ماده ۴- نیروی انسانی

کارشناسان کتابخانه، کارشناسان حرفه‌ای بازار کتاب، اعضاء هیأت علمی و معاونان پژوهشی دانشکده‌ها به علت آشنایی با مجموعه و همچنین آگاهی از نیاز مراجعه‌کنندگان در زمان تعیین شده و با نظر مدیر کتابخانه مسئولیت اصلی کار وجین را بر عهده خواهند داشت.

در خصوص اعمال اصلاحات نظیر حذف شماره‌های ثبت از رایانه و اصلاح شماره‌ها در دفاتر ثبت نیروهای بخش فنی انجام وظیفه می‌نمایند.

ماده ۵- روش کار:

با عنایت به اینکه تعطیلی مخزن و مرجع به مصلحت نمی‌باشد،‌ مجموعه به ترتیب رده‌های موضوعی قرنطینه شده و منابع مورد بررسی و وجین قرار می‌گیرند. فهرست منابع وجین شده طبق فرم پیوست به تفکیک دانشکده‌ها تنظیم و جهت طرح و تصویب در شورای پژوهشی دانشکده‌ها به معاون پژوهشی دانشکده‌ها تقدیم می‌گردد.

ماده ۶ منابع مستثنی از وجین:

۶-۱- منابع مبنا: این نوع منابع،‌ هسته اصلی و اولیه تشکیل دهنده هر کتابخانه بوده و شامل کتاب‌های پایه دینی، ادبی، تاریخی، جغرافیایی و منابع اصلی هر موضوع و رشته تخصصی می‌باشند.

۶-۲- کتاب‌های خطی، چاپ سنگی و نفیس

۶-۳- کتاب‌هایی که هویت تاریخی دارند و سیر تطور علم را نشان می‌دهند ولو اینکه ویرایش جدید آمده باشد وجین نخواهد شد.

۶-۴- کتاب‌های اندیشمندان بزرگ ایرانی و خارجی

تبصره: در صورت وجین کتاب‌های تاریخی و قدیمی بایستی نسبت به اسکن و ذخیره فایل اقدام نمود.

ماده ۷ دوره زمانی وجین:

وجین منابع از مجموعه منابع کتابخانه، هر سال در تابستان انجام خواهد شد.

تبصره: دوره زمانی وجین کتاب‌های مرجع هر ۱۰ سال یکبار خواهد بود.

ماده ۸ - پس از وجین:

گزارش کتابهایی که با این مصوبه از مجموعه خارج می‌شوند، در شورای پژوهشی، توسط مدیر کتابخانه مطرح و در حضور مدیر اموال دانشگاه و یا نماینده اداری و مالی مورد بررسی قرار گرفته و در خصوص اهداء، مبادله، نگهداری در انبار و ... تصمیم‌گیری می‌شود.

ماده ۹ - این آئین نامه در ۹ ماده و ۴ تبصره و یک پیوست، در جلسات ۲۹۱ الی ۲۹۳ مورخ ۱/۴/۹۵ به تصویب شورای پژوهشی دانشگاه و در جلسه ۸۳۷ مورخ ۱۷/۵/۹۵ در هیأت رئیسه دانشگاه به تصویب رسید. و از این تاریخ لازم‌الاجرا و جایگزین کلیه آئین‌نامه‌های قبلی می‌گردد.

 


[۱] مجموعه‌سازی عبارت است از عمل یا فرآیند نیازسنجی، ‌انتخاب، سفارش، تهیه و دسترس‌پذیر ساختن محتوای منابع اطلاعاتی مورد نیاز جامعه کتابخانه از راه‌های خرید، اهداء، مبادله یا سایر روش‌های مرسوم و ارزیابی مداوم آنها.